Un système de gestion des documents est défini par une procédure approuvée qui explique le système et les dispositions relatives à l’élaboration et la gestion de l’ensemble des documents (documents internes, externes et enregistrements) du Système de Management de la Qualité de la société TAPHCO Spa et la gestion de ces archives. Cette procédure permet d’assurer la mise à disposition des documents au bon endroit, au bon moment, et dans la bonne version.

Elle a pour objectif de faciliter la circulation de l’information nécessaire aux acteurs de l’entreprise TAPHCO Spa et d’assurer la Qualité de cette information (la révision, la distribution, le stockage et la destruction de l'obsolète document).

Toute information utilisée dans le cadre des activités de Taphco Spa doit être exacte afin d’éviter toute situation non conforme ; il est important de maitriser les mécanismes de la gestion documentaire.